自分の言葉にしないと理解度が低い、という事実

２０１９年５月２1日　Vol.０１３「自分の言葉で語る』の重要性に気づいているか？

こんにちは、谷口彰です。

今日は「自分の言葉で語る」という内容です。

仕事で会議をして、誰が何をするか？を決めて、日程決めて、いつ評価会するかを決めて・・よし、これで私の仕事は終わり！　あとは結果を待つのみ。　という仕事の進め方で成功したケースは少ないです。

これは今まで長い間私の会議スタイルでした（多くの読者の方がこの方法を仕様しているのではないでしょうか！）

なぜ詳細まで決めて、個々の役割が明確なのに、仕事が上手くまわらないのか？　それは、『決定事項＝自分の仕事』という理解が薄いからです。私は自分で考え、自分で説明して、自分で日程を書くので、『自分が決めたあなたの仕事』という理解ですが、そこに私とスタッフ間の相互理解が少なく、業務の遂行に遅れが生じる、という事実があります。

では、どうすれば、部下が理解して、自分の仕事と認識し、日程を守れるのか？

これは一つの参考例ですが、私としては、（仕事のアウトプットが）質と日程が守られる方法です。

それは、自分のやるべきことを自分の言葉で語る、というとてもシンプルなことです。さらに、スタッフに語ってもらうので、私は言葉少なくして、会議の傍観者としています。だから私のエネルギー消費も少なく、個人的にはエコ会議と呼んでいます。会議の冒頭に

• 会議の目的
• 役割分担とその個人が必要とされるサポート（人物金など）
• アウトプット（成果）の基準（数値的な目標）
• 日程（いつまでに仕上げるのか）
• 評価会（何を評価するのか？　誰が評価するのか？）

などなどを説明し、その後私は傍観者として会議室に居たり、居なかったり・・　案が作られた時点で、１回目の中間報告をしてもらいます。

１回目ですから、突っ込みどころ満載です。　個人の役責は決まりますが、本当に一人でできるのか？　できないのであれば、何が必要か？　時間が必要なのか？　誰かのサポートが必要なのか？　

日程は、大きな日程はあるが、関連しあう部門であれば、連携は大丈夫か？　日程の余裕はどのくらいあればよいのか（全体日程遅れない程度として）？

突っ込みまくりますが、それを数回繰りかえすと、だんだん『自分事』となりつつあり、同時に周囲とも意見交換をして、本当にこの計画は実行できるのか？　もしどこかでトラブルが発生したら、どう対応するのか？　まで自然と決まってきます。

時間は掛かります。４～５倍程度の時間は必要となりますが、その分、一度始まったらほぼトラブルなく進行しますし、事前でお互いをチェック・サポートする人間関係となっているので、相互補助精神で助け合いが始まります。

そこで、私は現場をウロウロするだけで、ほぼすべてが予定通りに終わります。

これって（私は）楽です。だから他の仕事や資料を読む時間が持てます。スタッフは自分で作った企画を、自分達で運営し、結果を出すので、彼らもまた仕事について「小さな成功の積重ね」が起こり、自分に対する自信（自己肯定感）が持てるようになります。

少々最初に時間は掛かりますが、その後は任せて、適時チェックする程度です。

リーダー、経営者の皆さん、会議の時間を有効に使っていますか？　自分だけが理解・満足していてはいけません！　部下が全員自分の言葉で業務を語れるようになったなら、それは成功した組織に違いありません。

今日も最後まで読んでいただきありがとうございます。