時間管理のコツ　６つのおすすめ

２０１９年８月２６日（月）Vol.６２

１４４０分の使い方　
ケビン・クルーズ（ニューヨークタイムズ紙のベストセラー作家）
副題　成功者たちの時間管理１５の秘訣　

一日は２４時間ですが、それは１４４０分でもあります。この１４４０分をいかに有効に使うか？がこの本の内容です。

私は最近このブログ、メルマガを始めましたが、少々時間管理が必用か？　と感じ始め、本棚にある（以前読んでますが・・）この本を読みました。

今日のタイトルは、本の帯にも書いてある「生産性向上の日常習慣」です。

私は昔からハウツー本は好きなほうで、時間管理については、何冊か（この本を含めて）何冊か読みましたが、未だ時間管理に関心があるのは、未だきちんとした時間管理が出来ていない証拠ですね・・

でも、この本：１４４０分の使い方はとても実用的で参考になりました。



まず、私の時間管理の結果（ここからできます）ですが、ほぼ全くできていないことが分かりました・・

診断結果は、【計画化】は「必死」で、【優先順位付け】は「混乱」しています。

しっかりと事実を受け止めます・・

では、この本に書いてあり、かつ私が個人的に実践しようと決めたことをご紹介します。

①MITを決め、それを朝一番で処理する

MIT:Most important Task(最優先事項）

あなたの目標に日々近づくためには、今の最も重要なタスク（MIT）はなにでしょうか？

そしてMITが決まったら、それをいつ実行するか？　ですが、著者は朝の早い時間に処理すべきと言っています。

朝の起きてから２時間は最も生産性が上がる時間であるので、できるだけ、その朝時間を活用しえｔください。

「まずはクリエイティブな仕事に取り掛かれ。リアクションするのはその仕事の次だ」（引用）

②To Do List をやめて、スケジュール表を活用

多くの人がTo Do List（仕掛リスト）を活用されていると思います。

質問ですが、先週の金曜に書かれていた　To Do List　ですが、今週の金曜日に比べて、何項目が減り、何項目か依然としてリストに書かれていますか？

調査だと、仕掛リストに記載されている情報には、数か月も毎日同じ仕掛項目が記載されている。つまり日々は仕掛リストに書き込むことで、実際は処理していない案件が多いとの事。

ですから、スケジュール表に書き込み実行することで、（結論が出ないかもしれないが）その案件に対する行動した！、という実績が残り、何らかの進化した！という事になります。

③メールの対応する時間を決める

せっかくスケジュール表を活用して、仕掛をいつ対応するかを決めても、業務メール・Line・Facebook・Gmail・・などなど、着信音が鳴り続きます。　そこで着信音をマナーモードして、業務に集中します。

とはいっても対応することは大事なので、朝・昼・晩と時間を決めて、それ以外の時間はメール等SNSにはタッチしない、と決めることです。

それが日程表に沿って業務を対応する唯一（と私は思います）の方法です。

④一度しか触らないルール

メールが来た、一読後で返信しようと決め、次のメールを見る。
請求書が来たので開封し、間違えがないことを確認して後でカード支払い処理をする

日々いろいろと発生しますが、スケジュールを乱さない５分程度で処理できる内容は、その場で処理することです。仕掛りファイルに入れて後で対応する、という２度手間は止めます。

また、請求書などは、週末に処理する、と決めて、内容を確認したら、週末処理のファイルに入れて、実際の請求書処理は週末にまとめて対応すれば、集中の時間が途切れることが少なくなります。

⑤手書きノートで気づきをメモしまくる

すでに実施済ですが、いつでもコクヨ・キャンパスノート（５ｍｍ方眼・８０枚）を業務用、コクヨ・ソフトリングノート（５ｍｍ方眼・７０枚）を個人用（多様化人財）に使っています。

いつでも思たったこと、気づき、ふっと思いついた収益案件、良い文章などはそこにすぐ書き込みます。私はアナログ派ですが、デジタル派はその場で、メモ欄に打ち込み、写メで記録しますが、いつでも見直せるノートは手が離せません（アナログ派の代表として）

予備としては、RHODIAのNo11という小型メモ帳もあり、移動中に思いついたことはそこにメモして、後でコクヨノートに張り付けています。（情報の一元管理）

というノートオタクの持ち物紹介でした。

⑥勇気をもって「NO」と言う

いくらスケジュール管理を厳格にしても、外部からの面会・会議依頼はよく来ます。

それを受けていると、せっかくのスケジュールに上書きすることとなり、本当にやりたいこと・すべきことの日程が後倒しになってしまいます。

ですから勇気を持って「NO]といい、でもこの日程であれば空いています・・との対応することで自分の日程を守り、かつ相手との関係性も保たれる、という状況が作られます。

スケジュール表を埋めることが仕事ではない

どうしても、忙しいと仕事をしているような気持となり、キツキツの日程を上手く回せると、ちょっといい気になれます。「頑張っているな～」って。

でもそれは単なる自己満足で、やはり自分の時間を大切にして、クリエイティブは日々を送るには自分の時間をしっかりとブロックして、それを実行することが大事です。

リーダー・経営者の皆さん、スケジュールの作り方が、これからますます重要になりますね！

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今日も最後まで読んで頂きありがとうございます。
良い一日でありますように！